Jaki powinien być idealny program do fakturowania? Prowadząc własną firmę doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne jest dbanie o bardziej formalną jej stronę. Polski rząd nie należy do najbardziej wyrozumiałych, zwłaszcza pod względem przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować wszystko, co sprzedają, kupują czy wykonują w obrębie własnej działalności gospodarczej.
Całe szczęście jednak, że żyjemy w XXI wieku i jesteśmy sobie w stanie to ułatwić poprzez sięgnięcie po program do fakturowania, który w znacznym stopniu ułatwi nam rozliczanie sprzedaży, a dzięki któremu będziemy w stanie zapomnieć o klasycznych problemach temu właśnie towarzyszących.
Podstawowe funkcje idealnego programu do fakturowania
Jeden program do fakturowania jest nierówny drugiemu, a obecnie – ze względu na swoisty „boom” na zakładanie własnej działalności, różnych opcji związanych z tymi właśnie programami jest naprawdę dużo. Właśnie dlatego powinno się wiedzieć, czym ma się cechować idealny program do fakturowania. Z pewnością do podstaw należą –
- indywidualne dopasowanie oferty do naszej firmy – idealny program do fakturowania to taki, który spełnia potrzeby naszej firmy i po prostu nie wymaga od nas instalacji dodatkowego oprogramowania czy też korzystania z innych usług, które może niepotrzebnie komplikować cały proces;
- obsługa wszystkich rodzajów faktur – w Polsce istnieje wiele rodzajów faktur i warto mieć możliwość wystawiania każdej z nich (faktury zwykłe, proformy, zamówienia, oferty, zaliczkowe, końcowe i wiele innych); nigdy nie wiadomo, po które będziemy musieli w danym momencie sięgnąć;
- możliwość personalizacji oraz wielojęzyczność – choć sprawy kosmetyczne dla wielu są nieważne, warto byłoby, aby program umożliwiał nam wystawianie faktur przynajmniej z naszym logo, dzięki czemu nasza firma zyska uznanie o klientów – udowodniono, że ci chętniej wracają do firm, które kojarzą im się pozytywnie; program powinien też mieć możliwość fakturowania w kilku językach (najlepiej przynajmniej w polskim, angielskim i niemieckim), co przyda się w przypadku działania na rynkach zagranicznych albo też po prostu obsługiwania porządniejszy klientów spoza granicy naszego kraju;
- fiskalizacja i możliwość wystawiania faktur online – bardzo fajnie byłoby, gdyby system fakturowania był zintegrowany z drukarkami online i oferował funkcję raportowania sprzedaży online – to wygodne i na czasie;
- przejrzystość usługi i możliwość odpalenia jej z poziomu urządzenia mobilnego – w dzisiejszych czasach coraz częściej dokonujemy transakcji mobilnie i w biegu – program do fakturowania musi wychodzić mu naprzeciw, dając nam możliwość wystawiania faktur nawet w momencie, gdy jesteśmy z dala od naszego głównego komputera; doceniamy to nie tylko my jako właściciele firmy, ale i kontrahenci, z którymi handlujemy – zwłaszcza, jeżeli całość zintegrujemy z systemem faktur elektronicznych, najlepiej takich, które są zgodne z dyrektywą Unii Europejskiej;
- integracja z e-commerce – jeżeli prowadzimy własny sklep internetowy i często wystawiamy za jego pośrednictwem faktury (na przykład ze względu na jego specyfikę), warto, abyśmy postawili na program do fakturowania, który będzie zintegrowany z naszym dostawcą sklepu internetowego. Pozwoli to wystawiać faktury automatycznie, a także połączyć całość z systemem magazynowym, by jeszcze skuteczniej zarządzać jego stanami.
Na co zatem postawić?
Najlepszym rozwiązaniem dla nas będzie takie, które dopasuje się idealnie i elastycznie do potrzeb danej firmy. Zamiast więc szukać programu do fakturowania z jak największą liczbą funkcjonalności w jednym pakiecie, skupmy się po prostu na takich, którzy dadzą naszej firmie dokładnie to, czego w danym momencie potrzebuje. W ten sposób zainwestujmy w coś, co rzeczywiście spełni nasze oczekiwania, a przy okazji nie przeładuje nas informacjami, które tak naprawdę na ten moment nie są dla nas na tyle istotne, by zaprzątać sobie nimi głowę.
Zobacz koniecznie –
Wybierając program do fakturowania spójrzmy oczywiście na ogólną ilość jego funkcjonalności – zwróćmy jednak uwagę na to, żeby były one oferowane w pakietach dopasowanych do wielkości, a przede wszystkim do potrzeb indywidualnej firmy. Nie tylko sprawi to, że zapłacimy za całość mniej (adekwatnie do ilości funkcji, które zostaną nam udostępnione), ale też pozwoli po prostu mieć łatwy i szybki dostęp tylko do tego, z czego tak naprawdę się korzysta.
Podsumowanie
Im dłużej prowadzimy własną działalność gospodarczą tym bardziej cenimy swój czas, który poświęcamy wykonywaniu podstawowych czynności, zwłaszcza tych, które są nam odgórnie narzucane przez państwo. Jedną z tych rzeczy jest wystawianie faktur, konieczne do rozliczania własnej sprzedaży. Na szczęście jednak dzięki programom do fakturowania jesteśmy w stanie je sobie zautomatyzować i po prostu znacznie uprościć – jeżeli wybierzemy odpowiedni, będziemy go mogli połączyć z innymi systemami zarządzania. Z pewnością okaże się to bardzo przydatne w dalszej perspektywie, zwłaszcza, jeśli nie chcemy stać w miejscu, a naszą firmę planujemy dynamicznie rozwijać.
